アウトソーシングとは？メリットや委託可能な業務を解説

アウトソーシングが着目されるようになったのには、いくつかの時代的背景があります。

人手不足 　
少子高齢化が進む日本では、生産年齢人口（15歳から64歳までの人口）が減少し続けています。厚生労働省発表の令和5年版厚生労働白書によると、1995年をピークとして日本の生産年齢人口は減少に転じており、2050年には5,540万人になることが見込まれています。2020年の7,509万人と比較すると26.2％も下がるという試算です。
このような状況下で、企業は限られた人材リソースを効率的に活用しなければならず、非コア業務を外部に委託するアウトソーシングが有効な手段として選ばれています。アウトソーシングの有効活用によって、企業はコア業務に人材を集中させることができ、生産性の維持・向上が可能となるのです。

DXやデジタル化による業務効率改善
デジタルトランスフォーメーション（DX）や業務のデジタル化が進む中、企業は迅速かつ効率的に業務を遂行することが求められています。DXやデジタル化を推進していくためには、高度な技術や専門知識が必須です。しかし、これらすべてを自社で賄うことは難しいのが実情です。この問題の解決策として、IT関連業務やデータ分析などを外部に委託する企業も少なくありません。

多角化経営の普及
市場環境の変化のスピードは、以前にも増して速くなっています。この市場の動きに対応し、企業が新たなビジネスチャンスを追求するために広がりを見せたのが経営の多角化です。

しかし、多角化により新たな事業領域に進出する一方で、企業の直面した問題がリソース面での限界でした。全ての業務を自社でおこなうことが難しくなったことにより、非コア業務や特定分野の業務を外部に委託することの重要性やメリットが注目されるようになったのです。

【参考】
厚生労働省｜令和5年版 厚生労働白書

BPOは、企業が日常的におこなうバックオフィス業務を外部に委託する形態です。例として、コールセンター業務、経理処理、人事管理などが挙げられます。BPOの目的は、これらの業務を外部の専門企業に任せることにより、社内リソースをコア業務に集中させることにあります。また、業務効率化やコスト削減もBPOの大きなメリットです。

ITOは、IT関連の業務を外部に委託する形態です。一口にIT関連業務と言っても、システム開発やインフラの設計といったものから、サーバー管理やヘルプデスクの運用といった保守業務まで多岐に渡ります。特に専門的な知識が求められるIT分野では、社内でのリソース不足を補うためにITOが非常に有効です。

KPOは、データ分析や市場調査など、専門的な知識や高度な分析が必要な業務を外部に委託する形態です。KPOは、単なる業務委託にとどまりません。企業の意思決定や戦略策定を支援する役割も担っているため、企業は外部の知見やノウハウを活用し、より高度な意思決定をおこなうことが可能となります。

SPOは、営業プロセスの一部を外部に委託するものです。ここで言う営業プロセスには、新規顧客開拓やマーケティング活動も含まれます。企業はSPOを活用することで、営業活動の効率化のみならず、より効果的なマーケティング戦略を展開できるようになります。

アウトソーシングにより、従業員が新規開発等のコア業務に集中できるようになります。従業員のリソースを重要な業務にあてられるため、企業にとって競争力や生産性の向上が期待できます。

自社にない専門知識や技術を持つアウトソーサーの有効活用は、企業のサービスの幅を広げるものです。例えば、ITシステムの開発や法務業務など専門分野でのノウハウやスキルは、一朝一夕で身につけることが難しいため、一定のコストでそれらを利活用できることは企業にとって大きなメリットとなります。

アウトソーシングは、従業員の人件費や設備維持費といった固定費の削減に直結します。また、業務量に応じて柔軟にリソースを調整できるため、繁閑の差がある季節的な業務にも対応可能です。これにより、全体的なコスト削減も期待できます。

業務を外部に委託することで、関連するノウハウや知識が社内に蓄積されにくくなります。長期的な視点で見ると、これが自社の成長やイノベーションの妨げとなる可能性があります。特に戦略的な分野では、アウトソーシングと内製化のバランスの精査が必要です。

外部の業者に業務を委託する際は、データの取り扱いや業務プロセスの管理においてガバナンスや情報漏洩のリスクが増加します。特に機密情報を扱う業務の場合、厳格なセキュリティ対策や契約書によるリスク管理が必須です。万が一トラブルが発生した場合は、企業の信頼性にも影響を及ぼします。

適正コストの判断は、慎重におこなわなければなりません。単に金額的なものだけでなく、当初期待されていた効果がもたらされているかといった評価も重要です。その意味でも適正コストの判断は難しく、かえってコストが増加してしまうことや期待した効果が得られない場合もあります。

まず、企業は長期的なビジョンを明確にし、それに基づくアウトソーシング戦略を確立する必要があります。長期的な視点でアウトソーシングを捉えることにより、企業の競争力を維持し、成長を促進する戦略に繋がります。

現状の業務プロセスを詳細に分析し、効率化の余地や問題の原因を特定します。
業務のボトルネックや非効率的なプロセスを洗い出し、アウトソーシングが最適解かを見極めることが重要です。これにより、アウトソーシングの導入がもたらす具体的な効果を事前に予測することができます。

企業は業務を「コア業務」と「ノンコア業務」に分類し、それぞれを内製化（インソース）するか、外部に委託（アウトソース）するかを判断します。ここでは、具体的な分け方について解説します。

専門性で分ける
業務が特定の専門知識やスキルを必要とする場合、それを専門的な外部業者に委託することが一般的です。例えば、ITシステムの開発や法務関連の業務などが該当します。専門性の高さから自社内で賄うことが難しく、かつ、時間を取られそうな業務を選定します。

コア業務とそれ以外の業務で分ける
コア業務は企業の競争力を左右する重要な業務であり、通常は内製化します。一方、ノンコア業務は外部に委託することで、コスト削減や効率化が見込まれます。例えば、清掃業務や人事の給与計算などがノンコア業務に該当します。

経営や戦略にかかわる業務とそれ以外で分ける
経営戦略に直接関与する業務は、企業の方針やビジョンに深く結びついているため、一般的にはアウトソーシングに適しません。例えば、新製品の開発プロジェクトや、企業の長期戦略を策定する経営企画業務などがこれに該当します。
一方で、それ以外の業務、具体的には、日常的なバックオフィス業務や顧客サポートセンターの運営等は、専門的なアウトソーサー（委託先企業）に外注することで、リソースを最適化し、本来の経営資源をより重要な業務に集中させることができます。

企業がアウトソーシングを検討する際には、どの業務をどのような形で外部に委託するかをリストアップし、最適な方法を選択することが重要です。

ここで述べるリストアップや選択には、業務の性質に応じた専門業者、クラウドソーシング（インターネット上で不特定多数に業務を発注する業務形態）、もしくはパートナー企業との提携の検討が含まれます。また、委託先の選定にあたってはコスト面のみならず、品質、信頼性等を総合的に考慮することがポイントです。委託先企業のリスク管理の方針もあわせて確認しておきましょう。

導入によって得られる効率化やコスト削減の効果を最大化するためには、継続的な業務プロセスの見直しと最適化が鍵となります。アウトソーシング導入後の業務プロセスの見直しは必須です。定期的なパフォーマンス評価や、委託先とのコミュニケーションの強化を通じて、業務品質の維持と向上を図っていきます。

受付業務や総務業務は、アウトソーシングとの親和性が高い代表的な業務です。来客対応や電話応対、郵便物の受領・仕分け、会議室管理、備品の発注・管理など、日常的かつ定型的に発生する業務が多く、業務内容を切り出しやすい点が特徴です。これらの業務を外部に委託することで、社内の担当者が本来注力すべきコア業務に集中しやすくなります。
また、受付や総務は企業の第一印象を左右する業務でもあるため、一定の品質が求められます。アウトソーシングを活用することで、研修を受けた専門スタッフによる安定した対応が期待でき、業務品質のばらつきを抑えることにもつながります。人員の急な欠員や繁忙期への対応策としても有効で、柔軟な人員配置を実現できる点もメリットといえます。
さらに、業務範囲や対応時間をあらかじめ明確にして委託することで、業務の属人化を防ぎ、安定した運用体制を構築しやすくなります。

採用業務は業務量が多く、アウトソーシングを活用しやすい分野の一つです。求人媒体の選定や原稿作成、応募者からの問い合わせ対応、書類選考の補助、面接日程の調整など、採用活動には多くの工程が存在します。これらの一部または全体を外部に委託することで、採用担当者の業務負担を大きく軽減できます。
特に、採用市場や職種ごとの動向に詳しい専門会社に依頼することで、母集団形成の強化や選考プロセスの効率化が期待できます。採用人数が多い時期や、短期間で人材確保が必要な場合でも、安定した運用が可能になります。採用戦略の立案や最終判断など、企業が担うべき業務に集中できる点も、アウトソーシングを活用するメリットです。
また、採用活動の進捗や数値を可視化しやすくなるため、採用課題の把握や改善につなげやすい点も特徴といえます。

労務管理業務もアウトソーシングの対象として多くの企業で導入されています。勤怠管理や給与計算、社会保険・労働保険の手続き、各種届出対応などは、正確性と専門知識が求められる業務です。法改正への対応も必要となるため、社内担当者の負担が大きくなりやすい分野といえます。
これらの業務を専門会社に委託することで、手続きミスや対応漏れのリスクを抑えることができ、業務の安定運用につながります。また、労務業務をアウトソーシングすることで、担当者の属人化を防ぎ、業務の継続性を確保できる点もメリットです。人事・労務部門のリソースが限られている企業にとって、効率化とリスク管理の両立を図る有効な手段といえます。
加えて、専門家のチェック体制が入ることで、法令遵守の強化や内部統制の観点でも安心感が高まります。

下表にアウトソーシングと人材派遣の仕組みにおける違いをまとめました。

【参考】厚生労働省｜労働者派遣と請負の区分の必要性